Avocats, huissiers, juristes, vous êtes régulièrement sollicités par téléphone, vous pouvez vous trouver débordé par les appels téléphoniques. Cependant, vous travaillez sur de nombreuses plaidoiries, et vous n’avez pas le temps de répondre à toutes les demandes téléphoniques.
De fait, avoir une permanence téléphonique aide un grand nombre de professionnels du droit à déléguer la gestion des appels et de leur agenda. Grâce à ce service, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.
Disposer d’un accueil téléphonique représente un nombre important d’avantages pour un cabinet d’avocats.
Sommaire :
- > Une permanence téléphonique dans un cabinet d’avocats
- > Les différents rôles d’une permanence téléphonique dans un cabinet d’avocats
- > Les spécificités d’un bon accueil téléphonique dans un cabinet d’avocats
Une permanence téléphonique dans un cabinet d’avocats
Tenir un cabinet d’avocats, un centre d’étude de notaires ou une maison juridique, requiert de l’expérience et des compétences spécifiques. Une permanence téléphonique s’impose pour :
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Soigner l’image de marque de votre cabinet
Plus les avocats sont disponibles, plus les clients viennent en nombre les consulter. C’est un moyen très efficace de se faire un nom dans ce domaine particulier.
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Personnaliser votre accueil client
Les clients des avocats ont besoin d’une écoute active et de sentir qu’ils sont soutenus dans leurs difficultés. Il s’agit d’un métier qui priorise le relationnel et comme chaque client est un cas unique, externaliser son service client permet aux avocats de personnaliser l’accueil et d’accorder du temps à leurs clients.
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Pour fidéliser votre clientèle
Un client satisfait devient automatiquement un client fidèle, avec le bonus de devenir un ambassadeur du cabinet d’avocats. A lui seul, il fera la réputation du cabinet et pourra effectuer des recommandations.
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Pour une meilleure organisation interne
Le service d’un avocat est énormément sollicité au quotidien. Généralement, un avocat a rarement le temps de se consacrer personnellement à un cas spécifique, sans que son téléphone ne cesse de sonner. Et à force de vouloir tout gérer, il perd du temps et de l’argent. Or, ce problème se règle facilement par un service de permanence téléphonique.
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Les différents rôles d’une permanence téléphonique dans un cabinet d’avocats
Un service d’accueil téléphonique sert de vitrine principale pour un cabinet d’avocats. A ce titre, il joue le rôle de :
Secrétaire standardiste spécialisée
Une permanence téléphonique prend tous types de messages : rendez-vous, suivi de dossier, demande d’audience au tribunal, etc. Ces messages seront instantanément retransmis, en cas de besoin, aux avocats concernés pour traitement.
Un service d’accueil téléphonique se charge aussi de filtrer les appels en fonction de la requête du client. Une urgence sera traitée en priorité, une prise de rendez-vous notifiée dans un agenda, une demande d’informations transférée au bon service, etc.
Le rôle d’une permanence téléphonique est aussi de fournir des informations de qualité aux clients. Chaque cas étant unique, ce service s’assure aussi de procurer une prestation personnalisée, en fonction de l’urgence qui se présente. L’assistance relève aussi des responsabilités d’une permanence téléphonique qui doit alors rester à la disposition du client pour tous types de requête.
Les spécificités d’un bon accueil téléphonique dans un cabinet d’avocats
Tout comme le métier d’avocat et juriste l’exige, un bon accueil téléphonique dans un cabinet d’avocat doit aussi justifier de connaissances juridiques, du vocabulaire juridique et surtout de l’habitude de travail des avocats.
Une permanence téléphonique externalisée vous permet d’avoir de larges horaires d’ouvertures pour répondre à votre clientèle. Ce service répond en votre nom du lundi au vendredi de 8h à 19h, le samedi matin de 9h à 13h ainsi que pendant les périodes de congés.
Externaliser son accueil téléphonique permet d’obtenir un service sur mesure, répondant directement aux besoins spécifiques de votre cabinet.
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