Télésecrétariat médical pour les professions médicales et paramédicales

Réalisez des économies

Externaliser la gestion de votre secrétariat médical à Phone-Services vous permettra d’augmenter les horaires de votre cabinet dédiés à la prise de rendez-vous. En délégant cette tâche, vous réduisez l’immobilisation de trésorerie en matériel bureautique ainsi que vos charges sociales et salariales. Le télésecrétariat médical de Phone-Services est proposé du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi de 9h à 12h00.

Formules et tarifs personnalisés

Nos différentes solutions et tarifs s’adaptent à vos besoins et votre volume d’appels, spécifiques au secteur de la santé. Vous bénéficiez d’une tarification simple et sans surprise. En prenant en compte votre volume d’appels : pas de charges sur des horaires creux sans appel. Ainsi, vos charges correspondent exactement à vos besoins effectifs. En deux mots : souplesse et efficacité.

Apportez de la valeur à votre cabinet

Pour vous, c’est l’assurance de réduire le stress lié à la gestion des appels et des rendez-vous, vous vous concentrez sur vos consultations uniquement.
Pour vos patients, vous leur faites profitez d’un service professionnel, continu et de qualité, en vous appuyant sur une équipe expérimentée, à taille humaine.
Nous vous proposons un secrétariat de proximité pour une relation patient d’exception.

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Votre télésecrétariat médical sur-mesure avec Phone-Services, c'est :

Accueil personnalisé en continu

Nous assurons l’accueil téléphonique de votre cabinet du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi de 9h à 12h. Nous répondons à vos patients sans interruption. Si vous avez un secrétariat interne, nous prenons le relais pendant les absences et congés, ou en cas de surcharge.

Agenda sur-mesure

Nous mettons à votre disposition un agenda spécifique à votre métier avec des fonctionnalités à la pointe : Ubicentrex. Nous pouvons également nous interconnecter à votre système d’agenda favori (Doctolib, Google, Rdvmedicaux, applications métiers, …).

100% made in France

Tous vos appels sont traités en France, sur nos deux centres d’accueil téléphonique basés sur le grand-ouest. Nous ne faisons jamais appel à un sous-traitant Offshore, notre équipe est calibrée pour apporter un excellent service à tous nos clients.

Service d’excellence

Identification des patients, fiche patient personnalisées, intégration de vos consignes, historiques, statistiques, listes d’attente, Tchat et messagerie interne, autant d’outils qui vous facilitent le quotidien. 95% des appels décrochés en moins de 3 sonneries, équipe 100% orientée client, certifications AFNOR NF RC en 2014 et ISO 18295 en cours, conformité RGPD, accrédité Hébergement de Données de Santé

Expertise éprouvée

Nous bénéficions de 33 ans d’expertise dans le secrétariat médical, avec une équipe stable et pérenne, un turn-over et un absentéisme proches de 0. Nos collaborateurs sont formés en continu, montés en compétence régulièrement. L’éthique salariale est dans notre ADN.

Prise de rdv en ligne

Nous vous proposons un outil de prise de rdv en ligne pour vos patients : Ubiclic. Très professionnel et intuitif, il permet à vos patients de prendre rdv à toute heure sans avoir à appeler le secrétariat. Cet outil est totalement interconnecté avec votre agenda.

Pourquoi opter pour un télésecrétariat médical ?

Comme une secrétaire médicale, nous gérons votre secrétariat et vos appels 58h par semaine. Nous les traitons selon vos consignes, nous pouvons personnaliser les informations récoltées sur la patientèle, gérer les urgences médicales, réaliser des transferts d’appels,  etc.

Vous vous concentrez sur votre cœur de métier tout en restant joignable, et offrez ainsi une prise en charge de vos patients véritablement qualitative. Cabinets médicaux, généralistes, spécialistes, paramédical, tous les professionnels de santé y trouvent leur compte avec le télésecrétariat médical.

Nos formules étant modulables et sans engagement, vous pouvez bénéficier de nos services de standard téléphonique en permanence, comme de manière ponctuelle (pendant les congés, en débordement lors de surcharge, quelques heures par semaine, etc…).

Fini l’appréhension et le stress dû à la gestion de l’agenda et des appels, nous le faisons pour vous. Vous pouvez vous reposer sur une équipe de secrétaires médicales qualifiées, expérimentées et à l’écoute. Nous travaillons dans une relation de confiance avec nos clients.

Enfin, vous êtes informé en temps réel de toute modification, urgence, message, etc. Vous pouvez consulter toutes ces informations et votre agenda partout grâce à l’application mobile.

Médical et Para-médical

Notre FAQ sur le télésecrétariat médical

> Professionnels de santé indépendants

Comment optimiser mon agenda en évitant les périodes creuses afin d’être plus efficace ?
Notre équipe de télésecrétaires peut vous éviter d’avoir des créneaux vides dans votre agenda. En effet, nous pouvons placer les rendez-vous de manière successive dans le planning et avancer des rendez-vous pour combler les trous si besoin. Notre télésecrétariat comprend vos problématiques et ce veut proactif quant à la gestion de votre agenda.

Comment externaliser la gestion de mon standard pour étendre mes horaires de disponibilités et offrir une constance dans mon accueil téléphonique ?
Notre équipe répond à vos patients 58h par semaine, de 8h à 19h du lundi au vendredi, et de 9h à 12h le samedi. Vous pouvez bénéficier de nos services à temps plein, ou bien en complément de votre secrétaire, le matin, le midi et le soir, et lors de ses absences. Enfin, vous pouvez transférer votre ligne en débordement uniquement.

Mon activité ne me permet pas d’embaucher une secrétaire dédiée. De plus, je suis régulièrement en déplacement, donc indisponible.
Le recrutement d’une secrétaire médicale est très couteux et la gestion RH est parfois complexe. En externalisant le secrétariat médical, vous réalisez des économies car vous n’avez plus de charges sur les heures creuses, et aucun coût caché (congés, recrutement, gestion paie, …). Enfin, nous communiquons avec nos clients indisponibles par message en temps réel si besoin, mais leurs instructions nous permettent de travailler sans les déranger.

Praticien spécialisé, comment puis-je traiter des situations d’urgence ?
En cas d’urgence, notre équipe de secrétaires médicales suivent vos instructions à la lettre. Même à distance, nous travaillons main dans la main avec nos clients, dans une relation de confiance. Enfin, vous pouvez nous communiquer une consigne ou une tâche de dernière minute pour que nous la traitions au plus vite.

> Pôles de Santé

En tant que groupement de professionnels du médical, comment mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure ?
Au regard de votre situation de groupement, nous pouvons adapter nos tarifs afin que vous puissiez bénéficier du meilleur rapport qualité/prix pour l’ensemble des partenaires du groupement.

Comment étendre les horaires du Pôle de santé afin d’offrir plus de disponibilités aux patients ?
Notre télésecrétariat répond à vos patients 58h par semaine, de 8h à 19h du lundi au vendredi, et de 9h à 12h le samedi. Vous pouvez bénéficier de nos services à temps plein pour votre Pôle de Santé, ou bien en complément de vos secrétaires médicales, en dehors de leurs horaires et pendant leurs absences. Enfin, vous pouvez transférer votre ligne en débordement uniquement lorsque toutes vos lignes sont occupées.

En période de forte activité, comment ne plus perdre d’appels et distribuer les demandes de rendez-vous en croisant les disponibilités aux patients ?
L’externalisation de votre secrétariat médical est un réel atout en cas de forte activité. Nous traitons l’ensemble de vos appels grâce à notre équipe de télésecrétaires médicales. 95% des appels sont décrochés en moins de 3 sonneries. Enfin, nous travaillons sur vos agendas, en mode multi-agendas, et selon vos consignes. Ce qui nous permet de gérer les agendas de plusieurs praticiens simultanément.

> Cliniques / Hôpitaux

La personne en charge de l’accueil téléphonique est déjà en ligne ou indisponible, comment mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels ?
Notre télésecrétariat médical peut prendre vos appels en débordement, c’est à dire quand toutes vos lignes sont occupées ou lorsque l’appel n’a pas été décroché au bout de quelques sonneries. Enfin, lorsque que cette personne est en congés ou absente, nous pouvons prendre la totalité de vos appels durant cette période.

Je dois gérer les disponibilités des différents spécialistes de l’hôpital qui sont parfois mobiles, comment administrer leurs rendez-vous ?
Nous avons l’habitude de travailler en multi-agendas sur de grands cabinets avec de nombreux praticiens. Enfin, les outils actuels permettent d’accéder aux agendas de n’importe où en temps réel, cela permet une meilleure gestion des disponibilités et une communication plus fluide.

Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique ?
Avec un accueil téléphonique d’excellence, vous améliorer l’expérience patient et ainsi l’image de votre établissement de santé. Une permanence téléphonique de qualité et une gestion des rendez-vous optimale sont indispensables à la notoriété de votre établissement.

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