Toute entreprise qui souhaite établir une relation de confiance avec sa clientèle se doit d’accorder une grande importance à son service d’accueil téléphonique. Être joignable à tout moment pour répondre à des questions spécifiques, prendre un rendez-vous ou pour aider les clients à prendre en main un produit, est un gage de réussite pour une entreprise. Mais encore faut-il mettre en place un accueil téléphonique de qualité et disponible. Pour cela, le recours à un service de permanence téléphonique est une solution à envisager.
Sommaire :
- > Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
- > Pourquoi externaliser son service d’accueil téléphonique ?
- > De quoi s’occupe réellement un service d’accueil téléphonique ?
- > Qui a besoin d’un service de secrétariat téléphonique ?
- > Service de télésecrétariat externalisée ou prestataire freelance : que choisir ?
- > Phones-Services, un professionnel de la gestion d’appels à votre service
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
Le téléphone reste un outil de communication à privilégier dans vos relations commerciales en dépit de la nouvelle tendance de dématérialisation des services qui prend de l’ampleur ces dernières années. Disposer d’une permanence téléphonique personnalisée au sein de votre entreprise vous permet de mieux vous organiser en interne. De plus, le téléphone reste aussi le mode de communication préféré des consommateurs avec les entreprises. En effet, le contact humain reste primordial dans la satisfaction client. Un accueil téléphonique de qualité s’impose ainsi dans tous les secteurs d’activité.
Un standard téléphonique coûte souvent cher à instaurer dans une structure professionnelle. La solution de l’externalisation se présente ainsi comme une alternative intéressante pour faire des économies, tout en soignant l’image de marque de l’entreprise. En effet, le service d’accueil téléphonique constitue le premier contact entre les clients et l’entreprise. C’est au travers du standard de l’entreprise que les clients s’informent, demandent conseil, posent des questions, etc.
La permanence téléphonique permet à une entreprise de rester en contact avec sa clientèle de façon continue, tout en permettant à son personnel de vaquer à leurs tâches quotidiennes. Grâce à un standard téléphonique, vos clients et prospects peuvent vous joindre à tout moment sans que cela impacte votre planning professionnel.
Pourquoi externaliser son service d’accueil téléphonique ?
Choisir l’option de l’externalisation du service d’accueil téléphonique vous permet de remettre l’humain au cœur de votre relation client. Tomber sur un répondeur automatique ou une sonnerie qui n’aboutit jamais, alors qu’on est en quête d’informations est particulièrement décourageant et souvent contre productif.
Plus de flexibilité
En revanche, un service d’accueil téléphonique personnalisé est une solution plus flexible et accessible qui s’adapte à tous les besoins. Une permanence téléphonique permet en effet de prendre rendez-vous, d’assurer le service après-vente, d’assister un achat ou encore de conseiller un consommateur.
Choisir des téléconseillers expérimentés selon les domaines
Faire appel à un service de permanence téléphonique externe, c’est aussi profiter d’un savoir-faire exceptionnel et profiter des performances de conseillers téléphoniques formés et qualifiés. Cela signifie qu’il est possible de trouver un standard téléphonique spécifique comme un secrétariat médical, commercial, juridique, etc.
Plus de contrôle sur votre budget
Externaliser la gestion de vos appels téléphoniques vous permet de suivre vos appels de manière précise. Vous contrôlez votre budget en investissant uniquement dans des besoins téléphoniques réels, ce qui est rarement le cas avec un service de secrétariat en interne.
Plus de réactivité
De plus, grâce à un standard téléphonique externalisé, vous offrez à vos clients la possibilité de vous contacter sur des plages horaires élargies.. Un transfert immédiat des messages et des rendez-vous importants par mail et/ou SMS vous permet ensuite de mieux gérer les imprévus.
De quoi s’occupe réellement un service d’accueil téléphonique ?
Généralement, une équipe de télésecrétariat s’occupe de :
- Fournir des renseignements aux appelants.
- Accueillir les consommateurs au téléphone.
- Transférer les appels vers les services ou collaborateurs concernés.
- Gérer un agenda professionnel et prendre des messages.
- Identifier les appelants, filtrer / trier les appels.
Vous aussi, offrez-vous un accueil téléphonique professionnel !
Qui a besoin d’un service de secrétariat téléphonique ?
Un service de permanence téléphonique est indispensable dans tous les secteurs d’activité. Que ce soit pour une prise de rendez-vous ou un transfert d’appel, tous les professionnels ont besoin d’une solution efficace pour gérer leur standard. L’externalisation de la permanence téléphonique concerne ainsi toutes les professions : artisans, médecins, spécialistes de tous genres, PME, TPE, e-commerçants, avocats, auto-entrepreneurs, cabinets d’infirmiers ou encore les groupes internationaux.
Le secrétariat téléphonique pour les entreprises internationales
Un service de permanence téléphonique spécialisé convient aussi aux professionnels qui voyagent souvent à l’étranger. De cette manière, leur service d’accueil téléphonique reste opérationnel même en l’absence des grands décideurs. Ces derniers peuvent en outre demander à recevoir les messages importants par mail ou par SMS. Un centre d’accueil téléphonique bilingue constitue aussi une alternative intéressante pour les professionnels qui collaborent avec des clients étrangers.
Service de télésecrétariat externalisée ou prestataire freelance : que choisir ?
Faire appel à un service spécialisé en télésecrétariat vous permet de bénéficier de nombreux avantages.
Par ailleurs, on dénombre également de nos jours un certain nombre de professionnels indépendants qui proposent aussi des services de secrétariat externalisé. Ce sont souvent des auto-entrepreneurs qui travaillent à leur propre compte. Bien que qualifiés pour la plupart, ils offrent moins de garantie de continuité de service.
Faire appel à un centre de gestion d’appels reste une solution plus adéquate pour avoir une secrétaire à distance à votre disposition et répondant directement à vos besoins en temps et en heure. Cette alternative plus professionnelle vous permet aussi de mieux appréhender d’éventuelles lacunes dans vos services téléphoniques.
Phones-Services, un professionnel de la gestion d’appels à votre service
Spécialisé dans les services d’accueil téléphonique et externalisation de secrétariat depuis 35 ans, Phones-Services vous propose des prestations diversifiées en télésecrétariat médical, permanence téléphonique, gestion relation client et enquêtes de satisfaction.
Un service exclusivement basé en France
Grâce à notre expertise, vous aurez à votre disposition un standard à la fois compétent et disponible. Notre équipe de télésecrétaires basées en France assure une gestion personnalisée de votre agenda et de vos appels. Des alertes SMS sont envoyées à vos clients en guise de rappel d’un rendez-vous important. Nous vous offrons également une boîte vocale disponible en permanence pour vous garantir un standard téléphonique fonctionnel au-delà des heures de bureau. Enfin, nous personnalisons le message d’accueil et la musique d’attente.
Des standardistes bilingues
Parfaitement bilingues, nos standardistes sont capables d’assurer un service téléphonique pour des clients Français et étrangers. Nos collaborateurs(trices) travaillent selon les consignes et les instructions préalablement mises en place par vos soins et dans le respect total de votre image de marque.
30 ans d’expérience
Avec plus de 30 années d’expérience, nous garantissons un savoir-faire hors pair et un service d’accompagnement personnalisé à nos clients. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous excellez, il y a assurément une formule adaptée à vos besoins sur notre plateforme. De nombreux libéraux, PME, entreprises, ainsi que plusieurs grands comptes nous font confiance pour la gestion de leur secrétariat à distance, alors pourquoi pas vous ?
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