Plusieurs solutions s’offrent aujourd’hui au corps médical pour gérer les appels. Entre le secrétariat médical traditionnel et le télésecrétariat médical, le choix est rapidement fait. Le secrétariat médical à distance est particulièrement adapté au médecin qui souhaite améliorer la gestion de ses appels entrants. C’est une solution particulièrement adaptée pour éviter d’interrompre les consultations en cours et optimiser l’organisation administrative d’un cabinet médical. Cependant, la solution d’externalisation du secrétariat se base sur une offre hétérogène qu’il convient de choisir essentiellement en fonction des besoins et des exigences du métier.
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Le métier de secrétaire médicale à distance
Un service de secrétariat médical externalisé est un prestataire indépendant qui propose des services de télésecrétariat aux professions médicales mais aussi aux professions libérales. Sa principale fonction concerne la permanence téléphonique médicale. Mais il peut également s’occuper de l’organisation des rendez-vous et planning de son client dans un agenda partagé. Internet fait évoluer le métier des secrétaires médicales à distance en inventant la prise de rendez-vous en ligne. Une convergence de service est désormais envisageable grâce aux appareils mobiles comme les Smartphones et les tablettes. L’idée d’automatiser le secrétariat médical à distance est une belle invention.
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Les avantages du secrétariat médical à distance
Être un professionnel du corps médical n’est pas facile. Les médecins généralistes et les spécialistes doivent être à la fois compétents et disponibles pour pouvoir gérer au mieux leurs cabinets médicaux. Mais si le travail d’un médecin est difficile, la tâche du secrétaire dans le domaine médical l’est tout autant. De la qualité de ce service dépend essentiellement l’image de l’établissement de santé, car les avis des patients sont fonction de sa réputation. Le secrétariat médical doit être un bon organisateur et connaisseur du milieu où il travaille. Il lui faut les qualités exceptionnelles d’un bon interlocuteur pour accueillir correctement les patients.
Sous-traiter son secrétariat médical, c’est réduire les dépenses engagées dans la mise en place d’un service de secrétariat physique. L’externalisation élimine les dépenses liées aux congés payés, salaires et charges sociales, arrêts, location de locaux professionnels et achats d’équipements divers.
Le secrétariat médical à distance est aussi une solution pratique. Une télésecrétaire médicale est plus performante, à l’écoute et capable de satisfaire les exigences de la clientèle. Elle répond aux appels téléphoniques, gère les rendez-vous du médecin, conseille et oriente les patients selon leurs besoins.
Secrétariat médical ou télésecrétariat médical ?
De la même façon qu’un secrétariat médical traditionnel, un secrétariat médical à distance prend également en charge tous les appels du médecin généraliste en se basant sur des informations fournies au préalable dans l’agenda de celui-ci. L’avantage, c’est d’éviter une longue file d’attente car le télésecrétaire peut répondre à plusieurs appels en même temps. On parle d’une gestion en simultanée des appels, leur garantissant une réponse à plus de 95%. Fixer un rendez-vous, donner les plages horaires de consultations libres ou prendre un message devient plus facile grâce à un secrétariat téléphonique médical.
Généraliste ou médecin spécialisé, choisir entre le télésecrétariat ou une secrétaire médicale relève finalement d’un choix personnel et budgétaire. Pour définir la solution idéale qui convient à votre métier, évaluez en amont vos besoins et appréhendez le secrétariat médical à distance.
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