Plusieurs solutions s’offrent aujourd’hui au corps médical pour gérer les appels. Entre le secrétariat médical traditionnel et le télésecrétariat médical, le choix est rapidement fait. Le secrétariat médical à distance est particulièrement adapté au médecin qui souhaite améliorer la gestion de ses appels entrants. C’est une solution particulièrement adaptée pour éviter d’interrompre les consultations en cours et optimiser l’organisation administrative d’un cabinet médical. Cependant, la solution d’externalisation du secrétariat se base sur une offre hétérogène qu’il convient de choisir essentiellement en fonction des besoins et des exigences du métier.
Sommaire :
-
Le métier de secrétaire médicale à distance
Un service de secrétariat médical externalisé est un prestataire indépendant qui propose des services de télésecrétariat aux professions médicales mais aussi aux professions libérales. Sa principale fonction concerne la permanence téléphonique médicale. Mais il peut également s’occuper de l’organisation des rendez-vous et planning de son client dans un agenda partagé. Le service de secrétariat médical à distance permet aux professionnels de santé de déléguer leurs accueil téléphonique et certaines tâches administratives à des secrétaires médicales qualifiées situées en dehors de leur établissement.
- Cette approche offre aux praticiens la flexibilité nécessaire pour se concentrer sur leurs patients tout en garantissant un service administratif efficace.
-
Le digital a fait évoluer le métier des secrétaires médicales à distance avec la prise de rendez-vous en ligne. Une convergence de service est désormais envisageable grâce aux appareils mobiles. L’idée d’automatiser le secrétariat médical à distance est une belle invention.
Les avantages du secrétariat médical à distance
Être un professionnel du corps médical n’est pas facile. Les médecins généralistes et les spécialistes doivent être à la fois compétents et disponibles pour pouvoir gérer au mieux leurs cabinets médicaux. Mais si le travail d’un médecin est difficile, la tâche du ou de la secrétaire l’est tout autant. Le secrétariat médical doit être excellent en organisation et connaître le milieu pour lequel il travaille. Il lui faut les qualités exceptionnelles d’un bon interlocuteur pour accueillir correctement les patients.
Réduction des coûts
Sous-traiter son secrétariat médical, c’est réduire les dépenses engagées dans la mise en place d’un service de secrétariat physique. L’externalisation élimine les dépenses liées aux congés payés, salaires et charges sociales, arrêts, location de locaux professionnels et achats d’équipements divers.
Gain de temps
Les médecins peuvent se concentrer pleinement sur leurs patients, car les tâches administratives sont prises en charge à distance, ce qui permet d’optimiser leur temps de travail. Ils bénéficient du service 59h par semaine minimum, selon leur besoin.
Flexibilité et souplesse
Les praticiens et les patients accèdent au service à tout moment, y compris en dehors des heures de travail traditionnelles. Les cabinets peuvent utiliser la prestation ponctuellement, en débordement, ou à temps plein, selon leurs besoins et leur organisation.
Confidentialité des données
Les services de secrétariat médical à distance sont généralement soumis à des normes de sécurité strictes pour garantir la confidentialité des données des patients, ce qui est essentiel dans le domaine de la santé.
Evolutivité
Les services de secrétariat médical à distance peuvent s’adapter aux besoins changeants de la pratique médicale, que ce soit pour une seule consultation ou pour une grande clinique.
Satisfaction des patients
Un service de secrétariat professionnel et réactif peut améliorer l’expérience des patients en offrant un accueil chaleureux, une communication efficace et la gestion efficace des rendez-vous.
Le secrétariat médical à distance est aussi une solution pratique. Une télésecrétaire médicale est plus performante, à l’écoute et capable de satisfaire les exigences de la clientèle. Elle répond aux appels téléphoniques, gère les rendez-vous du médecin, conseille et oriente les patients selon leurs besoins.
Secrétariat médical ou télésecrétariat médical ?
Différences entre le secrétariat médical interne et externe
De la même façon qu’un secrétariat médical traditionnel, un secrétariat médical à distance prend également en charge tous les appels du médecin en se basant sur des informations fournies au préalable dans l’agenda de celui-ci. L’avantage, c’est d’éviter une longue file d’attente car le télésecrétariat peut répondre à plusieurs appels en même temps. On parle d’une gestion en simultanée des appels, leur garantissant une réponse à plus de 95%. Fixer un rendez-vous, donner les plages horaires de consultations libres ou prendre un message devient plus facile grâce à un secrétariat téléphonique médical.
Généraliste ou médecin spécialisé, choisir entre le télésecrétariat ou une secrétaire médicale relève finalement d’un choix personnel et budgétaire. Pour définir la solution idéale qui convient à votre métier, évaluez en amont vos besoins et appréhendez le secrétariat médical à distance.
Couverture du service de secrétariat médical externalisé
Les services de secrétariat médical à distance offrent majoritairement une amplitude horaire d’environ 60h par semaine. Les plages horaires sont du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi matin. Ce qui signifie que les appels téléphoniques, la gestion des rendez-vous et d’autres tâches administratives sont gérés en dehors des heures de bureau d’une secrétaire médicale interne. Les prestataires peuvent aussi offrir une couverture 24/7, y compris les week-ends et les jours fériés. Cette couverture étendue est avantageuse pour les professionnels de la santé, car elle garantit que les patients peuvent obtenir une assistance à tout moment, renforçant ainsi la satisfaction des patients et l’accès aux soins médicaux. Le choix de la couverture du service de secrétariat médical externe dépend des besoins spécifiques de la pratique médicale et de la flexibilité requise pour répondre aux demandes des patients.
Vous aussi, bénéficiez d’un secrétariat médical de qualité !
Comment gérer la transition entre le secrétariat actuel et secrétariat médical externalisé
La transition entre un secrétariat médical actuellement géré en interne et le recours à un secrétariat externalisé peut être une étape décisive. Elle implique souvent une restructuration des processus et de la communication au sein du cabinet.
Cependant, cette transition offre l’opportunité d’alléger la charge de travail administrative, d’améliorer l’efficacité et de libérer du temps précieux pour se concentrer sur les patients. Elle nécessite une planification minutieuse, une formation du personnel, et une communication claire pour garantir une transition en douceur.
Les avantages potentiels en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’amélioration de la qualité des soins en font une étape stratégique pour de nombreux professionnels de santé.
L’équipe du secrétariat médical externe est là pour accompagner les praticiens dans cette transition. Avec une expertise de plusieurs dizaines d’années, elle a l’habitude de gérer des transitions de ce type.
ZOOM
confidentialité et la sécurité des données
La confidentialité et la sécurité des données revêtent une grande importance dans le contexte du secrétariat médical à distance. Les professionnels de la santé sont responsables de la protection des informations médicales sensibles de leurs patients, et le recours à un service de secrétariat externalisé exige des mesures strictes de sécurité des données. Les prestataires de services de secrétariat médical à distance doivent se conformer aux normes de sécurité et de confidentialité, pour garantir que les données médicales des patients sont stockées, transmises et gérées de manière sécurisée. Il est essentiel que les praticiens s’assurent que leur prestataire de secrétariat externalisé prend ces aspects au sérieux, car la confidentialité des données des patients est une priorité absolue dans le domaine de la santé.
La gestion en cas d’urgence
La gestion en cas d’urgence est un aspect essentiel du secrétariat médical à distance. Les imprévus tels que les urgences médicales, les situations de crise ou les appels de patients nécessitant une assistance immédiate doivent être gérés de manière efficace et réactive. Les services de secrétariat médical à distance formés pour faire face à ces situations peuvent jouer un rôle critique en redirigeant rapidement les appels vers le personnel médical approprié, en suivant des protocoles d’urgence prédéfinis, et en maintenant la communication fluide entre les patients et les professionnels de la santé. Cette gestion en cas d’urgence garantit que les patients reçoivent l’attention nécessaire, même en dehors des heures de bureau habituelles, améliorant ainsi la qualité des soins et la confiance des patients, mais aussi des praticiens.
Quelle formation pour les télésecrétaires médicaux
Le personnel du télésecrétariat médical doit être formé à divers aspects, notamment la terminologie médicale, la gestion des dossiers de santé, la confidentialité des données médicales, les protocoles d’urgence et la communication empathique avec les patients. De plus, ils doivent maîtriser les techniques de l’accueil téléphonique, les outils informatiques et les logiciels spécifiques. Une formation adéquate permet aux télésecrétaires médicaux de fournir un service de secrétariat médical à distance professionnel et fiable, renforçant ainsi la confiance des patients et contribuant à l’efficacité du cabinet médical.
Ces articles vont vous intéresser
Qu’est ce que le télésecrétariat médical et quels sont ses avantages ?
Le télésecrétariat médical est indispensable à tous les professionnels travaillant dans le secteur de la santé. Ce service d’externalisation permet...
Coût secrétariat téléphonique médical
Ces dernières années, le télésecrétariat médical s’est fortement démocratisé au sein des cabinets et établissements médicaux. S’il connaît autant de...
Le télésecrétariat ophtalmologue au service d’un cabinet d’ophtalmologie
Un cabinet d’ophtalmologie propose des services multiples et variés. Le métier d’ophtalmologue est complexe et nécessite une bonne organisation,...