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La permanence téléphonique B2B

mercredi 09 septembre 2021 | Entreprises et artisans

Secrétaire

Tout le monde connaît sans doute l’expression « le client est roi ». Quelle que soit la taille de votre entreprise, les besoins de vos clients doivent être priorisés. Il est important de développer une relation de confiance avec eux afin de les fidéliser et de les satisfaire au mieux. Dans la majorité des cas, le premier échange en B2B se fait exclusivement par téléphone. C’est pour cette raison qu’il faut à tout prix mettre en place un service d’astreinte téléphonique pour un meilleur service clientèle.  

Une permanence téléphonique, c’est quoi ? 

Concrètement, la permanence téléphonique est un service consistant à gérer les appels entrants d’une entreprise sur une plage horaire bien définie. Cette tâche, souvent jugée comme étant chronophage, est généralement confiée à un·e secrétaire. Par ailleurs, il est désormais possible d’externaliser la gestion du standard téléphonique en sollicitant un prestataire externe ou à une société offshore (centre d’appel).  

Un service de permanence téléphonique peut englober différentes missions, notamment le traitement des appels reçus, la prise de rendez-vous, la prise de message, le renseignement de l’appelant, le service après-vente, la gestion des réservations,  etc.  

L’intérêt de solliciter un service de permanence téléphonique 

 La permanence téléphonique offre différents avantages pour les professionnels, que ce soit pour les grandes sociétés, les TPE ou les PME et PMI. 

  • Un gain de temps considérable, une optimisation de l’organisation des tâches et une meilleure productivité ;
  • Une amélioration de l’image de l’entreprise : disponibilité, réactivité et valorisation des besoins des clients ;
  • Une réduction des coûts pouvant aller de 30 à 60 % ;
  • Un potentiel accru face aux concurrents.

Faire le bon choix de service d’astreinte téléphonique

Avant de passer à l’externalisation de la réception de vos appels, il est important de bien étudier le type de service qui convient le mieux à votre entreprise.

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Faire le point sur les besoins réels de l’entreprise

Pour cela, il faudra se baser sur quelques éléments :

  • Nombre d’appels entrants par jour, pourcentage des appels urgents, etc. ;
  • Nature des services proposés : besoin de prise de rendez-vous, de réservation, etc. ;
  • Nature des produits proposés : besoin d’un service après-vente ou de conseiller clientèle, etc. ;
  • Importance de la disponibilité : c’est le cas si vous proposez un service d’urgence ou si vous devez être joignable en dehors des horaires d’ouverture.

Il s’agit d’une liste non exhaustive. Le plus important est que le service de permanence téléphonique contribue activement au développement de votre entreprise. Après avoir étudié ces quelques points, vous aurez suffisamment d’éléments pour constituer un cahier des charges clair et bien détaillé.

Choisir un prestataire de confiance

Le choix du prestataire qui prendra en charge le traitement de vos appels téléphoniques est primordial puisqu’il représentera l’image de votre entreprise. Il est possible d’opter pour un centre de relation client ou même un centre d’appel téléphonique spécifique à votre secteur d’activité. Choisissez un prestataire expérimenté, qui prendra à cœur la satisfaction de vos clients. Optez surtout pour une formule sur mesure !

 

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