Accueil / Gestion de la relation client / 4 Astuces pour une gestion parfaite des appels téléphoniques

4 Astuces pour une gestion parfaite des appels téléphoniques

lundi 02 février 2021 | Gestion de la relation client

standard téléphonique

L’accueil téléphonique constitue le premier contact de votre entreprise avec vos clients. La qualité de la gestion de vos appels téléphoniques est garant de la notoriété de votre marque au cœur de la concurrence. Souvent négligé à tort, l’accueil téléphonique est pourtant un outil de communication incontournable dans une entreprise. Voici quelques astuces pour vous améliorer dans la gestion de vos appels téléphoniques.

Sommaire :

1. Mettre en place un service dédié

La gestion des appels entrants et sortants est généralement confiée à un secrétaire-réceptionniste dont l’atout indispensable est de savoir se servir d’un téléphone. Cet aspect très classique du secrétariat fonctionne parfaitement dans certains secteurs d’activité qui font rarement face à un débordement. Mais lorsqu’il s’agit de garantir une meilleure gestion des appels téléphoniques des entreprises, la mise en place d’un service dédié s’impose. Séparer la gestion des appels téléphoniques des autres tâches administratives récurrentes de votre entreprise, vous permet de garantir une meilleure satisfaction de vos clients. Pour cela, la solution d’externalisation est envisageable.

2. Disposer d’un système automatisé et innovant

Un client éprouve de la satisfaction lorsqu’il est immédiatement reçu après deux sonneries. Il est primordial d’améliorer systématiquement le temps d’attente de vos clients au téléphone. Grâce à des dispositifs innovants, vous bénéficiez d’une gestion améliorée de vos appels téléphoniques, avec la possibilité de trier les appels selon leur importance relative, et de traiter les demandes répétitives de façon optimale.

Profitez d’un essai gratuit !

Bénéficiez d’une semaine offerte pour tester la qualité de nos services.

3.Limiter les points de contact

Votre accueil téléphonique doit à la fois optimiser l’expérience de vos clients et garantir la rentabilité de votre business. Pour cela, il vous faut utiliser un contact téléphonique unique pour gérer tous les appels entrants. On parle essentiellement d’un contact téléphonique professionnel qui permettra à la clientèle d’identifier facilement votre marque. Au besoin, vous pouvez ensuite opter pour un système de transfert d’appels pour gérer de manière efficace des destinataires multiples. L’importance de limiter les points de contact d’une entreprise réside dans le fait de mettre à disposition un accès simple et pratique à tous les clients et prospects.

4. Privilégier la disponibilité et l’interactivité

Parce que l’accueil téléphonique constitue votre premier contact avec les clients, il est primordial d’établir dès le début du dialogue, une relation de confiance avec les appelants. Quelle que soit la solution de gestion d’appels téléphoniques choisie, il est indispensable de fournir un maximum d’informations possibles à chaque appelant. L’avantage du télésecrétariat, c’est de disposer d’un accueil téléphonique parfaitement adapté à son domaine. Votre secrétaire à distance accède à des données fiables préalablement fournies par votre entreprise, pour répondre et satisfaire toutes les demandes de vos clients. Grâce à ces données, votre secrétaire répond de manière réactive à son interlocuteur et lui permet de trouver rapidement une solution à son problème. Un accueil téléphonique réactif et disponible est toujours garant d’une bonne image et de la notoriété de votre entreprise.

Plus de conseils pour votre accueil téléphonique :

Relation Client mag : le site de l’expérience client

Vous aimerez aussi…