1. Mettre en place un service dédié pour la gestion des appels téléphoniques
La gestion des appels entrants et sortants est généralement confiée à un·e secrétaire. Cet aspect très classique du secrétariat fonctionne parfaitement dans certains secteurs d’activité qui font rarement face à un débordement. Mais lorsqu’il s’agit de garantir une meilleure gestion des appels téléphoniques des entreprises, la mise en place d’un service dédié s’impose. Séparer la gestion des appels téléphoniques des autres tâches administratives récurrentes de votre entreprise, vous permet de garantir une meilleure satisfaction de vos clients. Pour cela, la solution d’externalisation de la permanence téléphonique est nécessaire.2. Disposer d’un système automatisé et innovant pour le traitement des appels téléphoniques
Un client éprouve de la satisfaction lorsqu’il est immédiatement reçu, avant 3 sonneries maximum, ce qui représente moins de 20 secondes pour décrocher l’appel. Il est primordial d’améliorer le temps d’attente de vos clients au téléphone. Grâce à des dispositifs innovants et notamment à un excellent ACD (Distribution Automatique d’Appels), vous bénéficiez d’une gestion améliorée de vos appels téléphoniques, avec la possibilité de trier les appels selon leur importance relative, et de traiter les demandes répétitives de façon optimale.
Vous aussi, offrez-vous un accueil téléphonique professionnel !
3. Limiter les points de contact pour les appels téléphoniques
Votre accueil téléphonique doit à la fois optimiser l’expérience de vos clients et garantir la rentabilité de votre business. Pour cela, il vous faut utiliser un contact téléphonique unique pour gérer tous les appels entrants. On parle essentiellement d’un contact téléphonique professionnel qui permettra à la clientèle d’identifier facilement votre marque. Au besoin, vous pouvez ensuite opter pour un système de Serveur Vocal Interactif ou de transfert d’appels interne pour gérer de manière efficace des destinataires multiples. L’importance de limiter les points de contact d’une entreprise réside dans le fait de mettre à disposition un accès simple et pratique à tous les clients et prospects.
4. Privilégier la disponibilité et l’interactivité
Parce que l’accueil téléphonique constitue votre premier contact avec les clients, il est essentiel d’établir dès le début du dialogue, une relation de confiance avec les appelants. Quelle que soit la solution de gestion d’appels téléphoniques choisie, vous devez fournir un maximum d’informations possibles à chaque appelant. L’avantage du télésecrétariat, c’est de disposer d’un accueil téléphonique parfaitement adapté à son domaine. Votre secrétaire à distance accède à des données fiables préalablement fournies par votre entreprise, pour répondre et satisfaire toutes les demandes de vos clients. Grâce à ces données, votre secrétaire répond de manière réactive à l’interlocuteur et lui permet de trouver rapidement une solution à son problème. Un accueil téléphonique réactif et disponible est toujours garant d’une bonne image et de la notoriété de votre entreprise.
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