La différence entre une permanence téléphonique et un secrétariat externalisé ?

[Total : 1    Moyenne : 5/5]

Toute entreprise a besoin d’un service de secrétariat. En interne ou externalisé, ce service est indispensable pour effectuer certaines actions qui permettent d’offrir une organisation administrative efficace à l’entreprise.

La gestion du courrier, la prise de rendez-vous, la réception des appels entrants et le traitement des dossiers administratifs par le secrétariat permet aux autres services se concentrer sur leur cœur de métier et avoir une meilleure productivité. Peu importe le secteur d’activité, le nombre de salarié ou encore la profession, il est toujours possible d’externaliser ce service.

Toutefois, quelle est la différence entre un secrétariat externalisé et une permanence téléphonique ?

Sommaire :

Présentation d’un secrétariat externalisé

Un service de secrétariat fait intégralement partie de l’entreprise qu’il soit en interne ou en externe. En effet, c’est le service qui s’occupe de la gestion d’agenda de l’entreprise. De plus, il est également la première représentation de l’image de l’entreprise. Chaque client, collaborateur et partenaire passent par ce biais avant d’arriver au service qui va vraiment s’occuper d’eux. En effet, que ce soit un secrétariat téléphonique ou un secrétariat à distance, il est le premier contact avec vos interlocuteurs. Il assure un service de qualité tout en accomplissant la gestion administrative. Un service de secrétariat réalisé à distance est délégué à une société tierce comme Phone-Services. Véritable expert du secrétariat externalisé, votre prestataire s’adapte à votre structure, agit selon votre ordre et met à votre disposition une ou plusieurs personnes selon les prestations que vous demandez.

Secrétariat à distance : un service complet

Un secrétariat externalisé est une prestation plus complète qu’une simple permanence téléphonique. Il est adapté pour les professionnels qui ont besoin d’une secrétaire à moindre coût, flexible et disponible. Le secrétaire externalisé propose souvent d’organiser des événements en votre nom, d’organiser vos déplacements, de tenir vos agendas et vos prises de rendez-vous pour éviter une surcharge de travail. Ce service s’occupe également du transfert d’appels dans les services dédiés et de la gestion d’agenda. Il vous permet de travailler en toute tranquillité sans interruption tout en ayant une réactivité à toute épreuve. Il en va de votre image. Concrètement ce service vous permet de déléguer certaines tâches pour éviter une surcharge de travail.

 

Une permanence téléphonique : présentation 

Une permanence téléphonique est un des services de télésecrétariat. Il s’agit en réalité d’un service d’accueil téléphonique personnalisé offert pour votre entreprise. Une permanence téléphonique est responsable de la gestion des appels téléphoniques pour des plages horaires définies à l’avance. Elle peut assurer votre service téléphonique du lundi au vendredi lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone. Elle donne également satisfaction à vos clients lors de vos absences pour des congés ou pour un déplacement pour éviter que les appelants tombent sur la boîte vocale. Les personnes responsables d’une permanence téléphonique peuvent être les mêmes que celles qui s’occupent de votre secrétariat. Elles restent réactives, quel que soit le nombre d’appels et vous font part des appels reçus et des appels urgents.

Des services dépendants

Le secrétariat à distance et la permanence téléphonique sont tenus à une discrétion lors de la prise de messages. Phone-services est une société d’externalisation bilingue et expérimentée pour pouvoir s’occuper sans problème de votre bureautique, de votre facturation ainsi que des urgences. Un service de secrétariat avec une permanence téléphonique s’adapte à toutes les entreprises avec une étude personnalisée de vos besoins.

 

Plus de conseils pour votre accueil téléphonique :

Partager cet article :