Collectivités : améliorez votre relation usagers en sous-traitant vos appels

assistante direction
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Les accueils des collectivités sont grandement sollicités au quotidien. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’une campagne de communication ou un évènement est en cours. La gestion des appels, qu’ils soient entrants ou sortants, peut être difficilement gérable en interne.

Un centre de contacts est la solution idéale pour assurer un accueil téléphonique de qualité, ou gérer les interactions usagers lors d’opérations de communication ponctuelles.

Sommaire :

 

Un centre de contacts adapté aux besoins de votre collectivité

Pour la gestion des appels entrants, une permanence téléphonique externalisée est très utile. Elle permet d’alléger le travail de l’administration.

En effet, un standard téléphonique permet d’améliorer la productivité et l’organisation au sein de la collectivité. Il s’agit alors d’une solution qui optimise la rentabilité et la gestion du temps.

Avec une téléopératrice spécialisée, il est possible de personnaliser son accueil téléphonique. Cela permet alors de délivrer le bon message à la bonne personne, au bon moment.

De plus, une permanence téléphonique peut être activée de façon ponctuelle ou permanente. Ainsi, le standard téléphonique externe se charge de recevoir et transférer les appels entrants, de prendre les messages importants,  etc.

Dans le cadre d’opérations de communication spécifiques, événements particuliers ou de crises, externaliser la gestion des appels entrants permet d’obtenir un support important pour la collectivité, et les citoyens obtiennent une réponse immédiate à leurs demandes. Par exemple, nous pouvons prendre en charge la réception de vos appels dans les situations suivantes (liste non-exhaustive) :

  • – Téléthon
  • – Info crue
  • – Changement de fréquence collecte des poubelles
  • – Service pour la rénovation énergétique des logements
  • – Information sur l’eau potable
  • – Gestion de crise
  • – Événement local
  • – Opération de communication vers les citoyens

 

L’émission d’appels est aussi consommatrice de temps et de ressources, et l’externalisation est un moyen de réaliser des campagnes d’appels simplement et efficacement. Lorsqu’il s’agit de contacter un nombre très important de citoyens pour des raisons variées, et de traiter les informations collectées, la meilleure option est de le déléguer à une équipe performante et professionnelle, telle que celle de Phone-Services.

Une solution d’expertise au service de votre collectivité

Leader dans le domaine de l’accueil téléphonique externalisé et relation client, Phone-Services propose ses services administratifs aux collectivités comme les Mairies, Communautés de Communes, Conseils Départementaux ou Régionaux depuis plus de 30 ans. Notre équipe de professionnels propose des tarifs modulables en fonction des besoins de chaque institution. De plus, nous proposons des solutions d’accueil téléphonique externalisé ou d’émission d’appels  sur-mesure en fonction de vos besoins.

Voici les différentes prestations possibles (liste non-exhaustive) :

  • – Accueil téléphonique des citoyens
  • – Appels sortants vers les citoyens
  • – Mise en place d’un numéro vert permanent ou ponctuel
  • – Envoi et réception de courriers de masse
  • – Réception et Gestion des emails
  • – Accueil multicanal (téléphone, emails, tchat)
  • – Gestion de bases de données (collecte, qualification, intégration, création, …)
  • – Serveur Vocal Interactif
  • – Prise de rendez-vous (papiers d’identité, …)

 

Tous nos opérateurs sont bilingues  français /anglais. La majorité travaillent dans notre entreprise depuis plusieurs années, ce qui en font des communicants chevronnés.

C’est pourquoi vous bénéficierez d’un service d’accueil téléphonique de qualité, pris en charge par des professionnels compétents.

Les avantages du Centre de Contacts Phone-Services

Phone-Services propose un ensemble de prestations pour les collectivités, comprenant :

Un accueil multicanal efficace

Nos téléopérateurs gèrent tous les appels entrants et sortants de votre collectivité au travers de multiples canaux : téléphone, réseaux sociaux, email et tchat en direct.

Une facturation par appel transparente

Nous appliquons une tarification simple et flexible, en fonction de vos besoins et sans frais caché.

Une gestion d’agenda astucieuse

Nos professionnels gèrent votre agenda avec finesse. Ils prennent efficacement les messages et les rendez-vous importants de vos administrés. Également, nous disposons aussi d’un système de prise de rendez-vous en ligne.

Un filtrage des appels entrants 

Notre équipe filtrent les appels en fonctions de vos instructions. Les appels importants sont immédiatement transférés auprès de responsables compétents de votre collectivité.

Réception et transmission de messages en temps réel

Par voie téléphonique, e-mail ou SMS, notre équipe traitent les messages avec attention et professionnalisme.

Des outils efficaces mis à votre disposition

Vous avez besoin d’un numéro vert ponctuel, ou de mettre en place un Serveur Vocal Interactif, nous vous fournissons les outils dont vous avez besoin.

La gestion administrative des opérations

Collecte de données, traitement des informations, mis à jour des bases de données, qualification, … Nos prestations administratives répondent à vos besoins.

 

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