Vous êtes médecin indépendant, généraliste ou spécialiste, un pôle de santé, un cabinet médical, un centre d’imagerie médical, une clinique, une clinique chirurgicale, un hôpital… Vous avez certainement besoin d’un secrétariat efficace pour l’accueil téléphonique. Lorsque les médecins sont avec un patient en consultation voire en intervention, ils ne peuvent se permettre d’être dérangés. En même temps, les patients attendent une réponse rapide pour prendre ou modifier un rendez-vous ou obtenir des renseignements.

Le télésecrétariat médical est le service dédié pour répondre à vos besoins.

Trop souvent, les patients sont exaspérés par un répondeur téléphonique froid dont la voix d’aéroport propose de rappeler aux horaires d’ouverture : les statistiques montrent que plus de 60% des personnes tombant sur un répondeur raccrochent sans laisser de message. Le secrétariat téléphonique dédié à distance permet d’éviter à coup sûr un tel échec de communication.

Le secrétariat médical de Phone Services vous offre cette solution optimale d’accueil téléphonique personnalisé. Plutôt qu’un secrétariat médical à distance, nous vous proposons un secrétariat médical de proximité.

Un secrétariat médical personnalisé

  • Accueil téléphonique du lundi au vendredi de 8h à 19h et accès web 24/24
  • Traitement des demandes de consultations
  • Optimisation de vos disponibilités
  • Mise à disposition d’un agenda web synchronisé en temps réel
  • Filtre et gestion des exceptions ou urgences pour les transferts d’appels
  • Prise de messages selon vos consignes et transfert en instantané sur tous vos supports (Mail, SMS, fax)
  • Ajustement du coût selon le flux d’appels
  • 100% des appels sont traités en France par des collaborateurs spécialisés
  • Historique des rendez-vous
  • Liste d’attente patient automatisée
  • Confirmation des rendez-vous au patient par email et/ou par SMS
  • Gestion multi-agendas
  • Prise de rdv en ligne pour les patients

Optimisez votre agenda

Gagnez du temps et de l’efficacité en optimisant la gestion de vos disponibilités et en vous libérant des sollicitations importunes. Nos secrétaires médicales dédiées font au mieux pour remplir votre agenda et organiser vos journées selon vos habitudes et vos contraintes. Vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel, depuis tout appareil, sur vos consultations et les informations afférentes, et vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier.

Réalisez des économies

Externaliser la gestion de votre accueil téléphonique grâce au télésecrétariat médical Phone Services vous permettra d’augmenter les horaires de votre cabinet dédiés à la prise de rendez-vous.

En délégant cette tâche, vous gagnez de la place, réduisez éventuellement l’immobilisation de trésorerie en matériel bureautique ainsi que vos charges sociales et salariales.

De plus nos tarifs sont ajustables à l’usage réel de votre secrétariat médical, en prenant en compte votre volume d’appel : pas de charges sur des horaires creux sans appel. Vos charges correspondent exactement à vos besoins effectifs.

La permanence téléphonique de votre cabinet est proposée du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi de 9h à 12h00.

Optez pour la qualité de service

Satisfaire vos patients mais surtout les rassurer est une exigence propre au domaine médical. Nos collaboratrices sont toutes formées spécifiquement au secteur médical. Elles maîtrisent le vocable du jargon médical, et rassurent déjà par leur compréhension de base des problèmes rencontrés par les patients.

Avant des examens médicaux, les secrétaires de votre télésecrétariat médical sauront rappeler au patient les recommandations élémentaires (être à jeun, apporter tel document administratif, etc.), et lui poser les bonnes questions.

Elles savent sérier l’importance relative des demandes des patients, pour les orienter si nécessaire vers un service d’urgence, ou au contraire filtrer les demandes insistantes d’aucuns, toujours dans le plus grand respect du patient et la courtoisie indispensable pour faire face aux cas les plus difficiles. Selon vos consignes, nos télésecrétaires pourront vous transmettre les appels urgents. Leur professionnalisme et leurs qualités d’écoute sont régulièrement évalués et vérifiés par notre service qualité.

Avec le télésecrétariat médical de Phone Services, vous avez la garantie que nos secrétaires sont situées en France (pour la plupart en Bretagne), et tous vos appels sont traités en France. Des clauses de confidentialité cadrent leur contrat et vous protègent ainsi que vos patients.