Vous êtes un homme ou une femme d’affaire, une TPE, un chef d’entreprise, un artisan ou un entrepreneur, etc… Vous souhaitez alléger vos contraintes de secrétariat pour consacrer davantage de temps à vos clients ? Optez pour un secrétariat externalisé : déléguer vos tâches de secrétariat, c’est vous affranchir de nombreuses contraintes. Un secrétariat externalisé offre les mêmes services qu’une assistante administrative ou une assistante de direction. Phone Services devient votre assistante de direction externalisée.

Nous vous proposons de gérer tout ou partie de vos tâches de secrétariat.
Moindre coût, flexibilité, disponibilité, efficacité sont les avantages directs du secrétariat externalisé. Une clause de confidentialité cadre les contrats de tous nos collaborateurs pour vous assurer une discrétion optimale sur vos activités. Vos avantages sont indéniables :

  • Pas de contrat de travail
  • Pas de charges sociales
  • Pas de gestion RH
  • Pas d’engagement
  • Un contrat flexible et souple
  • Une grande disponibilité
  • Des horaires élargis

Les Services inclus

L’externalisation administrative par Phone Services, vous propose de prendre c’est la prise en charge toutes les missions suivantes :

  • Organisation d’évènements
  • Organisation de déplacements, réservations diverses (hôtel, restaurant, taxi...)
  • Tenue d’agenda, prise de RDV
  • Recherches sur internet (fournisseurs, prestataires, informations diverses)
  • Relance des impayés
  • Rédaction de courriers, saisie de documents (factures, devis, administration)
  • Envoi d’emailing
  • Saisie et mise à jour de fichiers informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Access)
  • Retranscription de fichiers audio (rapport, constat, réunions, conférences)
  • Numérisation, classement de documents informatiques (scans de dossiers, de courriers, procédures de sauvegardes informatiques)
  • Création, impression et mise-sous-pli de documents postaux (mailings, etc.)
  • Mise en place et tenue de tableaux de bord

Secrétariat externalisé et de proximité

Externalisé ne signifie pas éloigné, bien au contraire.
Phone Services est implanté dans l’Ouest de la France, à Tours et Quimper. Phone Services est en mesure de vous apporter un service de proximité.

Pour toute taille et tout type d’entreprise

Nous nous adaptons à la taille de votre entreprise : TPE, PME, indépendant, auto-entrepreneur, professions libérales. Notre expérience est complète : nous ne traitons pas de la même façon un client selon sa taille et les exigences de sa structure.

Tous secteurs d’activité

Nous pratiquons votre secteur d’activité : chef d’entreprise, homme/femme d’affaires, consultant, artisan, commerçant, services aux entreprises, architectes, médecins généralistes ou spécialistes, professions paramédicales (kiné, infirmière, etc.), avocats, notaires. Notre expertise s’étend régulièrement et nos secrétaires sont spécialisées par secteur : elles connaissent le vocabulaire technique et les contraintes de votre secteur.

English spoken

Nombre de nos secrétaires sont bilingues Français-Anglais et effectuent toutes les tâches de secrétariat courantes en Anglais.
N’hésitez pas à nous consulter pour d’autres langues, nous pouvons ponctuellement répondre à des besoins spécifiques.

Facturation adaptée

Nous facturons nos prestations selon vos besoins : à l’heure, forfait annuel ou mensuel, pour une mission ponctuelle, nous nous adaptons. C’est important pour vos services de comptabilité, pour votre trésorerie. Et c’est donc important pour nous.

Gestion de l’accueil téléphonique

A l’écrit comme à l’oral, nous vous proposons en option la gestion de votre accueil téléphonique.