La qualité de l’accueil téléphonique garantit la réussite d’une activité professionnelle, quel qu’en soit le domaine. Avoir une permanence téléphonique bien organisée, disponible et de qualité permet à une entreprise de soigner son image auprès de la clientèle et de rester disponible à tout moment. La satisfaction client et l’optimisation de la productivité font partie des avantages qu’offre la permanence téléphonique. Indispensable dans le milieu professionnel, un standard téléphonique présente des avantages non négligeables pour le professionnel.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique est un service qui consiste à déléguer la gestion des appels téléphoniques d’une entreprise à un prestataire tiers. C’est un service de gestion du secrétariat téléphonique d’une entreprise proposé par un prestataire professionnel spécialisé dans ce domaine. Ce service permet essentiellement une externalisation de la gestion des appels entrants et de fournir des informations exactes et utiles aux appelants. Mais aussi de qualifier les informations transmises et de les retranscrire.
Grâce à une permanence téléphonique externalisée, l’entreprise ou le professionnel reste joignable à tout moment. De plus, ce service de centre d’appel s’adapte parfaitement aux besoins des différents milieux professionnels, professions de santé, entreprises et artisans ou professions libérales. Il traite les appels selon des consignes spécifiques fournies au préalable par l’entreprise ou le professionnel.
Concrètement, la permanence téléphonique externalisée s’occupe de l’accueil téléphonique de l’entreprise. Celle-ci est équipée pour répondre aux appels au nom de l’entreprise cliente, en utilisant des scripts établis pour traiter les demandes. Les agents renseignent les appelants sur l’entreprise ou les produits et services qu’elle propose. Ils identifient les raisons de chaque appel, prennent les messages ou transfèrent les appels aux collaborateurs internes selon leur importance. La permanence téléphonique gère également les agendas professionnels de l’entreprise pour les prises de rendez-vous, ainsi que l’organisation des réunions et séminaires. Les agents sont formés pour offrir un service client de haute qualité.
Améliorer la satisfaction client
Garantir une réponse rapide et professionnelle aux besoins des clients de l’entreprise, et cela quelque soit le moment de la journée, permet d’augmenter le niveau de satisfaction client.
Optimiser la productivité interne
Faire appel aux services d’une permanence téléphonique permet aux collaborateurs de se concentrer sur leurs tâches sans être constamment interrompus par les appels téléphoniques.
Augmenter les opportunités commerciales
Externaliser permet de capturer plus facilement des leads et des clients potentiels, et cela même en dehors des heures de bureau.
Renforcer l'image de l'entreprise
La permanence téléphonique renforce la réputation professionnelle de l’entreprise en transmettant un sentiment de sérieux et de disponibilité aux clients.
Réaliser des économies
Déléguer la gestion des appels de l’entreprise permet de réaliser de fortes économies sur les charges de personnel, tout en augmentant le niveau de disponibilité.
Professionnaliser l'accueil téléphonique
Externaliser permet de bénéficier de compétences spécifiques proposées par le prestataire de permanence téléphonique. Cela augmente le niveau de professionnalisme de l’entreprise.
Un accueil téléphonique à taille humaine à l’ère du numérique
Pour rester dans la concurrence, une entreprise doit rester active en permanence pour la prise de rendez-vous, la réception des appels et la prise de messages. Pour cela, tous les responsables doivent être joignables à tout moment pour assister les clients dans leur achat, réclamation, demande, etc. La gestion des appels téléphoniques peut prendre plusieurs formes. Elle peut être confiée à un secrétaire physique, qui vient travailler au sein de l’entreprise. Mais elle peut également être confiée à une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat pour prendre des rendez-vous ou renseigner les clients. Cette option permet d’avoir une télésecrétaire plus disponible, pour garantir une meilleure relation avec la clientèle. Confier la gestion du secrétariat d’une entreprise à une permanence téléphonique permet d’obtenir une réception téléphonique à la fois de qualité et de quantité.
Un service de secrétariat téléphonique à moindre coût
Le principal avantage de la permanence téléphonique concerne les coûts liés à sa mise en place. Faire appel à un service de permanence téléphonique revient moins coûteux que de recruter une standardiste à temps plein dans l’entreprise. De récentes études ont dévoilé que recourir aux services de secrétariat téléphonique externalisé permet à une entreprise de faire jusqu’à 70 % d’économies. Ces économies se justifient essentiellement par l’absence de charges liées à la mise en place d’un service clientèle au sein de l’entreprise. Ces frais concernent notamment les frais sociaux, les frais de fonctionnement et l’achat d’équipements. De plus, le coût d’une télésecrétaire externe est nettement inférieur à celui d’une secrétaire en interne.
Une tarification souple et adaptée à tous les besoins
La plupart des entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique proposent des forfaits avec une tarification modulable. En fonction des prestations choisies. Il est donc possible d’engager une télésecrétaire à distance, une semaine par mois, quelques heures par semaine ou une journée entière.
Le choix d’un service de permanence téléphonique adapté à votre entreprise est une décision importante.
- Commencez par définir clairement vos besoins spécifiques en matière de gestion des appels.
- Examinez attentivement les offres de différents prestataires en tenant compte de critères tels que la qualité du service client, la disponibilité 24/7, les tarifs, les fonctionnalités technologiques, et les avis des clients précédents.
- Demandez des références et posez des questions sur les processus de formation des agents, la confidentialité des données, et les garanties de continuité en cas de panne.
En faisant des recherches approfondies et en prenant le temps de comparer les options, vous serez en mesure de choisir le prestataire et le service qui répond le mieux aux besoins uniques de votre entreprise.
Vous aussi, bénéficiez d’une permanence téléphonique de qualité !
Assurer la confidentialité des appels est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises qui utilisent des services de permanence téléphonique.
Pour garantir cette confidentialité, les prestataires de services mettent en place des mesures strictes de sécurité et de confidentialité des données. Cela peut inclure l’utilisation de protocoles de cryptage avancés pour sécuriser les communications. Mais aussi des politiques internes strictes pour contrôler l’accès aux informations des clients.
De plus, les agents sont formés à respecter la confidentialité des informations sensibles et à ne pas divulguer de données confidentielles à des tiers non autorisés. Les prestataires sérieux sont souvent soumis à des réglementations. Des audits réguliers permettent d’assurer qu’ils respectent les normes de confidentialité et de sécurité les plus strictes. Cela contribue à renforcer la confiance des entreprises dans ces services.
Les scripts d’appels et les réponses données par un service de permanence téléphonique peuvent être personnalisables en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les prestataires de permanence téléphonique comprennent l’importance de refléter l’identité et la culture de chaque entreprise cliente. Par conséquent, ils travaillent généralement en étroite collaboration avec leurs clients pour développer des scripts d’appels adaptés à leurs besoins particuliers. Ces scénarios peuvent être conçus pour répondre de manière spécifique aux questions courantes des appelants. Mais aussi pour collecter des informations pertinentes, ou même pour prendre en charge la planification de rendez-vous selon les directives de l’entreprise.
La personnalisation des réponses et des scripts permet aux entreprises de s’assurer que chaque interaction avec les appelants est cohérente avec leur image de marque et leurs attentes. Cela renforce la qualité du service client et la satisfaction globale.
Plus de conseils pour votre accueil téléphonique :
- Améliorer la relation client au téléphone
- Les bonnes pratiques de l’accueil téléphonique en entreprise
- Débordement d’appels : la gestion parfaite de vos pics d’appels
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