La qualité de l’accueil téléphonique garantit la réussite d’une activité professionnelle, quel qu’en soit le domaine. Avoir une permanence téléphonique bien organisée, disponible et de qualité permet à une entreprise de soigner son image auprès de la clientèle. Indispensable dans le milieu professionnel, un standard téléphonique présente des avantages non négligeables pour le professionnel.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique est un service de gestion du secrétariat téléphonique d’une entreprise proposé par un prestataire professionnel spécialisé dans ce domaine. Ce service permet essentiellement une externalisation de la gestion des appels entrants et de fournir des informations exactes et utiles aux appelants. Grâce à une permanence téléphonique, l’entreprise ou le professionnel reste joignable à tout moment. De plus, ce service de centre d’appels s’adapte parfaitement aux besoins des différents milieux professionnels, professions de santé, entreprises et artisans ou professions libérales. Il traite les appels selon des consignes spécifiques fournies au préalable par l’entreprise ou le professionnel.
Concrètement, la permanence téléphonique externalisée s’occupe de l’accueil téléphonique de l’entreprise. Celle-ci renseigne les appelants sur l’entreprise ou les produits et services qu’elle propose. Elle identifie les raisons de chaque appel, prend ou transfère les messages selon leur importance. La permanence téléphonique gère également les agendas professionnels de l’entreprise pour les prises de rendez-vous, ainsi que l’organisation des réunions et séminaires.
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Les avantages de la permanence téléphonique
Un accueil téléphonique à taille humaine à l’ère du numérique
Pour rester dans la concurrence, une entreprise doit rester active en permanence pour la prise de rendez-vous, la réception des appels et la prise de messages. Pour cela, tous les responsables doivent être joignables à tout moment pour assister les clients dans leur achat, réclamation, demande, etc. La gestion des appels téléphoniques peut prendre plusieurs formes. Elle peut être confiée à un secrétaire physique, qui vient travailler au sein de l’entreprise. Mais elle peut également être confiée à une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat pour prendre des rendez-vous ou renseigner les clients. Cette option permet d’avoir une télésecrétaire plus disponible, pour garantir une meilleure relation avec la clientèle. Confier la gestion du secrétariat d’une entreprise à une permanence téléphonique permet d’obtenir une réception téléphonique à la fois de qualité et de quantité.
Un service de secrétariat téléphonique à moindre coût
Le principal avantage de la permanence téléphonique concerne les coûts liés à sa mise en place. Faire appel à un service de permanence téléphonique revient moins coûteux que de recruter une standardiste à temps plein dans l’entreprise. De récentes études ont dévoilé que recourir aux services de secrétariat téléphonique externalisé permet à une entreprise de faire jusqu’à 70 % d’économies. Ces économies se justifient essentiellement par l’absence de charges liées à la mise en place d’un service clientèle au sein de l’entreprise. Ces frais concernent notamment les frais sociaux, les frais de fonctionnement et l’achat d’équipements. De plus, le coût d’une télésecrétaire externe est nettement inférieur à celui d’une secrétaire en interne.
Une tarification souple et adaptée à tous les besoins
La plupart des entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique proposent des forfaits avec une tarification modulable. En fonction des prestations choisies. Il est donc possible d’engager une télésecrétaire à distance, une semaine par mois, quelques heures par semaine ou une journée entière.
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