L’accueil téléphonique après le confinement

Centre de contact
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Le déconfinement approche et toutes les entreprises et les professionnels indépendants commencent à s’organiser pour la reprise. Même si les contours de cette période post-confinement restent très flous pour beaucoup, la relance de l’activité économique est indispensable pour tous les professionnels. Mais comment appréhender cela en tant que chef d’entreprise, libéral, indépendant, artisan ? Allez-vous pouvoir répondre à toutes les sollicitations ? Comment allez-vous gérer tous les appels et votre accueil téléphonique après ce confinement ? L’accueil téléphonique externalisé est sans doute une des cordes à ajouter à votre arc pour cette reprise.

Sommaire :

La gestion de l’afflux des appels post-confinement

La majorité des professionnels redoutent un afflux important des demandes dès la fin du confinement. D’ailleurs, l’activité commence déjà à frémir et chacun fait comme il peut pour reprendre contact avec ses clients, répondre aux nombreuses demandes et sollicitations. Et ce n’est que le début. Le plus important pour cette reprise est que toutes les demandes puissent être traitées. En effet, il est inimaginable de perdre un appel de prospect ou de client, ou de ne pas réussir à lui répondre dans les temps après la dureté de la crise que l’on connait. Beaucoup ont perdu une partie ou la totalité de leur Chiffre d’Affaires, et l’essentiel à ce jour pour chacun est de se remettre à flot et d’éviter le pire. Il est donc primordial d’anticiper la gestion du volume des demandes de vos clients ou prospects. Mais comment gérer cet afflux d’appels ou de demandes entrantes ? En tant qu’indépendant, comment je peux reprendre tous mes rendez-vous annulés pendant le confinement ?

Déléguer tout ou partie de son accueil téléphonique et multicanal

Une des solutions qui s’offrent à vous est de déléguer une partie ou la totalité de votre accueil téléphonique et multicanal. En effet, une équipe de professionnels comme celle de Phone-Services est experte dans le domaine, et saura gérer un afflux important d’appels simultanés. C’est notre métier.

Une solution sur-mesure adaptée à vos besoins

La gestion de ces appels entrants dépend de vos besoins. Différentes solutions s’offrent à vous :

– nos télésecrétaires réceptionnent les appels entrants, les filtrent, et les transfèrent vers les postes internes de vos collaborateurs. Si la personne n’est pas joignable, un message complet lui sera envoyé par email, ou sms.

– elles ne transfèrent que les urgences sur votre portable ou vers la personne concernée, et prennent des messages complets pour les autres, afin que vous les rappeliez.

– les opératrices saisissent uniquement un message détaillé à chaque appel, qui vous est envoyé en temps réel, par email ou par sms. Cela vous permet de prioriser ensuite les personnes à rappeler.

– un script complet permet de récupérer les informations nécessaires au bon traitement de la demande par la suite. Exemples : si vous êtes une entreprise de plomberie, nous demandons s’il s’agit d’une panne, de quel matériel, si la personne a un contrat d’entretien, etc. Si vous êtes une société éditrice de logiciel, nous demandons si c’est une demande commerciale et sur quel produit, pour le support quel type de panne la personne rencontre, le degré d’urgence, etc. Et toutes ces informations précieuses pour votre société vous serons envoyées directement pour que votre équipe puisse les traiter plus facilement et dans les meilleurs délais.

– notre équipe prend les rendez-vous directement sur votre agenda ou votre application selon vos instructions et vos consignes.

Le multicanal et le débordement

L’accueil multicanal peut aussi être délégué. Le centre de contact tel que Phone-Services peut gérer les demandes entrantes par chat, email ou même sur les réseaux sociaux. Elles peuvent ensuite être traitées de la même manière qu’un appel téléphonique.

Si vous ne souhaitez pas externaliser la totalité de votre accueil téléphonique, il vous est possible de le faire en débordement, lorsque toutes vos lignes sont occupées, ou si vous ne répondez pas au bout de 3 sonneries.

Reprendre les rendez-vous annulés

Avec la crise sanitaire du Covid-19, certaines professions ont vu leur planning se vider, soit parce que les personnes ont annulé leur rendez-vous, soit parce que la société a du fermer. Par exemple, les médecins généralistes ont perdu plus de 44% de leur rendez-vous patients. Les Ostéopathes et autres spécialistes ont fermé leur cabinet. Les sociétés de services telles que les plombiers-chauffagistes n’ont pu intervenir que sur les urgences et toutes les autres interventions (entretiens, dépannages, installations, …) ont été annulées. Tous ces professionnels se voient obligés de recontacter leurs clients ou patients pour planifier de nouveaux rendez-vous. Pour certains, c’est plusieurs centaines ou milliers de personnes à recontacter. Notre Centre de Relation Client peut vous aider à effectuer ces relances. Soit en appelant les personnes et en plaçant directement les rendez-vous sur vos agendas, soit en envoyant des SMS à toutes ces personnes. C’est une charge de travail colossale, et avoir une équipe de télé-assistantes à vos côtés est un point non négligeable qui peut vous soulager et vous aider à aller plus vite.

 


 

Pourquoi externaliser votre accueil téléphonique après le confinement

Les avantages d’une externalisation de son standard téléphonique en temps normal sont nombreux. Ils le sont encore plus en cette période de crise.

Une économie de coût

Cela peut paraitre paradoxal, mais c’est pourtant le cas. Selon votre organisation interne et vos ressources, vous pouvez ne pas avoir la possibilité d’allouer autant de temps et d’énergie à la réception ou l’émission d’appels, ou même d’emails. Soit vous devez le faire vous-même, mais parallèlement vous ne passez pas ce temps-là à vous occuper de votre activité et à l’utilisation de vos compétences pour la sauvegarde de votre société. Soit vous le faites faire par un collaborateur interne, qui finalement sera une charge plus importante une fois tous les coûts cumulés que l’externalisation (salaires, charges sociales et patronales, frais, congés, matériel, gestion RH, coûts de télécommunication, …). C’est une fausse bonne idée que de faire soi-même parfois. Dans ces temps difficiles, votre activité et votre société ont besoin de vous et vos compétences à 200%.

Notre système de facturation est simple et sans surcoût.  Nous facturons uniquement les appels ou contacts traités. Enfin, vous n’avez pas de charges sur les heures creuses.

Un apport de ressources et de compétences

En faisant appel à un service d’accueil téléphonique à distance, vous bénéficiez d’une équipe d’assistantes toute l’année, 58h par semaine. Nous assurons la continuité de vos services en cas de congés ou autres absences. Cela vous permet donc d’améliorer votre réactivité et votre rentabilité. De plus, nos collaboratrices sont formées et connaissent les rouages de l’accueil téléphonique ou de l’accueil multicanal par cœur. Nous fournissons un service d’excellence depuis 35 ans à nos clients. Toute notre équipe est bilingue anglais.

Pas de perte d’opportunités

Notre équipe vous permet de rester joignable à tout moment, et donc de ne plus perdre d’appel. Ainsi, vous pouvez traiter toutes les opportunités d’affaires ou de demande client. Vous améliorez considérablement votre image, votre notoriété, et l’expérience de vos clients. Ils savent qu’ils peuvent vous faire confiance pour toujours obtenir une réponse, vous êtes réactif.

Et vous en avez bien besoin en cette période difficile.

Et plus encore

  • Un accueil téléphonique disponible du lundi au vendredi d 8h à 19h et le samedi de 9h à 12h.
  • Des télésecrétaires formées et respectueuses des consignes et instructions spécifiques de votre structure.
  • Une équipe à taille humaine et de proximité. Turn-over et absentéisme proche de 0.
  • 100% des appels traités en France.
  • Éthique salariale, respect de l’évolution personnelle, montée en compétence par la formation, qualité de l’environnement de travail.

 

Plus de conseils pour votre accueil téléphonique :

Retrouvez toutes les informations sur le Covid-19 ici : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

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