Le métier d’avocat est difficile. C’est une profession qui exige beaucoup de concentration, une grande disponibilité et surtout un environnement calme. Or, entre les appels téléphoniques, les rendez-vous avec les clients et les dossiers en cours au tribunal, la plupart des avocats croulent sous un tas de choses à faire. Pour garantir le bon fonctionnement d’un cabinet, les avocats ont besoin d’un accueil téléphonique performant. Le standard téléphonique externalisé pour les avocats est indispensable afin d’ améliorer la communication avec les clients et alléger leur quotidien.
Sommaire :
Le secrétariat téléphonique pour les avocats
Pour contacter un avocat, le client se sert souvent de son téléphone. Les avocats sont des professionnels, compétents dans leur domaine. Ils sont spécialisés dans les affaires judiciaires et n’ont pour la plupart, aucune compétence en matière de secrétariat. Pourtant, recevoir des appels entrants, répondre à des courriers ou gérer un agenda sont des activités qui font partie du quotidien des avocats dans un cabinet.
Pour mieux gérer ces tâches récurrentes, les professions libérales et les avocats ont besoin d’une permanence téléphonique. L’externalisation de ces tâches administratives, permettent de gagner du temps et d’améliorer l’image de leur cabinet. Cette solution permet également de fidéliser la clientèle qui bénéficie alors d’un service d’accueil personnalisé téléphonique plus souple, flexible et disponible.
La permanence téléphonique au service des professionnels juridiques
Phone Services met à la disposition des avocats un service de secrétariat externalisé pour améliorer la communication avec les clients du cabinet.
Les secrétaires de Phone Services s’occupent de l’accueil téléphonique de votre cabinet juridique, telle une véritable assistante personnelle. Elles répondent aux appels au nom de votre cabinet et fournissent des informations à vos clients selon vos consignes et instructions. Si vous êtes au tribunal ou retenu par un rendez-vous avec un client, votre secrétaire informera vos clients de votre absence et prendrons le message afin que vous restiez informé et puissiez rappeler votre client. Elles prennent notes des coordonnées de l’appelant et des références client pour ensuite vous faire un compte-rendu des appels reçus au fil de l’eau. Les secrétaires peuvent aussi prendre en charge l’organisation de vos rendez-vous en fonction des plages horaires disponibles dans votre agenda en ligne.
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Personnaliser son accueil téléphonique
L’accueil téléphonique d’un cabinet d’avocats doit répondre à des besoins spécifiques. Selon que vous soyez spécialisé dans les affaires criminelles, pénales, immobilières, publiques, commerciales ou encore rurales, vous avez besoin d’une permanence téléphonique personnalisée afin de fournir des informations exactes à l’appelant. Votre secrétaire à distance doit également avoir des notions juridiques importantes pour donner des renseignements corrects au client. Un accueil téléphonique personnalisé est une prestation de qualité où le client reçoit les bonnes informations. Un télésecrétariat pour avocats doit être irréprochable car il assure le premier contact avec le client. Ce n’est pas uniquement un simple service de prise de messages.
Nos services de secrétariat à distance pour les cabinets d’avocats
Phone Services met à votre disposition des secrétaires qui gèrent non pas seulement vos appels téléphoniques, mais qui complètent également les rôles de votre secrétaire personnelle en s’occupant de tâches plus délicates et complexes : prise de rendez-vous, traitement des appels pendant les audiences, assistance technique digitalisée, etc.
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