4 Astuces pour une gestion des appels téléphoniques parfaite

appels téléphoniques
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Le relationnel en milieu professionnel est un domaine qui mérite une attention particulière. Maintenir une bonne relation avec vos clients, partenaires et collaborateurs, vous permet d’exceller sur votre secteur, et d’améliorer votre image de marque. Le recours à un télésecrétariat est une solution efficace pour améliorer le relationnel dans votre entreprise. Pour en optimiser les avantages, il est indispensable de mettre en place une stratégie de relation client efficace.

Sommaire :

#1 Mettre en place un service dédié

Grâce à la mise en place d’un service dédié à la gestion des appels entrants et sortants dans votre entreprise, vous adoptez une stratégie organisationnelle parfaitement adaptée à votre activité. Pour cela, bon nombre choisissent de recruter un secrétaire réceptionniste qui travaille au bureau. Mais nombreux sont également ceux qui optent pour une solution d’externalisation. Selon vos besoins et les exigences de votre entreprise, vous pouvez solliciter le service d’une permanence téléphonique personnalisée. Le recours à un service de télé-secrétariat présente un avantage non négligeable en termes de temps et d’argent. Choisir un service externe permet notamment de réduire les dépenses liées au recrutement d’un/une secrétaire physique, mais également de ne pas avoir à gérer les congés, tout en ayant un service de permanence. Avoir un téléopérateur permet aussi de s’adapter facilement à l’activité de votre entreprise et ses contraintes : travail du lundi au vendredi, seulement le week-end, à temps partiel ou à plein temps, en horaires décalés, etc.

 

#2 Faire appel à une agence professionnelle

Pour garantir la qualité d’une gestion des appels téléphoniques dans votre société, il convient de privilégier le recours à une agence professionnelle. Opter pour un standard téléphonique externalisé, c’est profiter de l’expertise d’un spécialiste de la gestion des appels téléphoniques. Ce professionnel maîtrise les fonctionnalités du secrétariat téléphonique. Au-delà d’un simple centre d’appels, il assure un service d’accueil personnalisé, la prise de rendez-vous et de message et la priorisation des appels téléphoniques et des urgences. Il transmet les messages de façon précise et rapide et effectue un filtrage des appels non désirés. C’est également un expert en négociation, il gère avec brio les appels difficiles, les réclamations et la file d’attente. Ses connaissances des techniques d’accueil au téléphone lui permettent même de gérer plusieurs appels simultanés notamment lors des plages horaires où il y a des pics d’appels vous permettant de ne pas être dérangé.

 

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#3 Miser sur la disponibilité

Être disponible et répondre aux appels téléphoniques, c’est la garantie d’une satisfaction client, d’une image professionnelle soignée et d’une meilleure d’une expérience client. Pourtant, il est souvent difficile pour un professionnel de répondre à des appels téléphoniques pendant une réunion, une conférence ou une consultation. Pour rester disponible et joignable au téléphone à tout moment, il suffit d’externaliser la gestion de vos appels téléphoniques. Grâce à une permanence téléphonique, vos interlocuteurs ne tombent plus sur une messagerie vocale embêtante. De la même façon, vous améliorez l’image de votre entreprise et vous pouvez vous concentrer sur votre métier.

#4 Choisir des outils performants

Il n’est rien de plus ennuyant que d’avoir à répéter trois fois un message au téléphone pour finir par raccrocher au bout d’un énième « pardon ! Je vous entends très mal ». Il est indispensable d’avoir des outils fonctionnels pour garantir une meilleure expérience d’appels à vos interlocuteurs. Pour cela, la permanence téléphonique est une option envisageable. Spécialisée dans la gestion des appels téléphoniques, une agence professionnelle est équipée de terminaux et logiciels adéquats, garantissant une communication fluide avec vos interlocuteurs. Selon vos exigences et les besoins de votre milieu professionnel, votre secrétaire à distance travaille également à partir de données fiables vous concernant. Ces éléments techniques combinés aux compétences d’un(e) télésecrétaire professionnel(le), sont garants d’une meilleure gestion de vos appels téléphoniques.

 

Plus de conseils pour votre accueil téléphonique :

La gestion des appels téléphoniques par Ooreka

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